Fiche outil OPEN PRO – Synchronisation des disponibilités ICAL

Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs open pro de synchroniser le planning de leurs hébergements sur différentes plateformes. iCal est un format de données qui leur permet de mettre à jour et partager des calendriers électroniques de façon automatique. Si leur hébergement est disponible à la réservation sur d’autres sites Internet, ils peuvent alors choisir d’utiliser cette fonctionnalité afin que leurs disponibilités soient à jour sur toutes les plateformes, sans intervention de leur part.

Par ailleurs, nous vous confirmons que le Channel Manager eviivo est toujours disponible. Il s’agit d’une alternative pour les prestataires qui ne souhaitent pas activer le channel manager, ou qui possèdent beaucoup d’hébergement et donc pour lesquels le montant de connexion au channel manager serait trop élevé.

La principale différence entre les deux est que la fonctionnalité ICAL permet uniquement une synchronisation des calendriers, c’est donc une fonctionnalité un peu moins poussée que le channel manager. Les dossiers de réservation remonteront dans open pro mais de manière très succincte avec peu d’informations. Les contrats ne pourront pas être édités depuis open pro et il ne sera pas possible d’y ajouter des règlements. Pour les réservations effectuées via eviivo, les dossiers de réservation remontent dans open pro de manière complète, les contrats peuvent être édités, et les règlements peuvent être ajoutés. Egalement, la synchronisation avec le channel manager est faite en temps réel, alors qu’il existe un délai de mise à jour des réservations par le biais de la synchronisation ICAL.

Dans Open pro, une entrée intitulée « SYNCHRONISATION ICAL » est présente.

Une bulle d’aide est présente dans cette entrée avec le contenu ci dessous:

A quoi sert ce module ?
Ce module vous permet de synchroniser automatiquement le calendrier de vos hébergements sur différentes plateformes de réservation (Booking, Airbnb, Expedia, Trivago, HomeAway, tripAdvisor, etc.).

Quelles sont les plateformes de réservation compatibles ?
Toutes les plateformes de réservation qui permettent de gérer calendriers iCal sont compatibles. Les plus connues sont Booking, Airbnb, Expedia, Trivago, HomeAway, tripAdvisor, et bien d’autres plateformes.

Comment fonctionne ce module dans Open Pro ?
Dans Open Pro, pour chaque hébergement, vous pouvez :
– Importer dans Open Pro les réservations créées dans une autre plateforme de réservation : les réservations en provenance de ces plateformes sont créées dans Open Pro et mettent automatiquement à jour le planning de votre hébergement.
– Exporter les réservations Open Pro vers une autre plateforme de réservation : les réservations créées dans Open Pro sont récupérées automatiquement par les autres plateformes.

Comment retrouver dans Open Pro les réservations issues des autres plateformes ?
Les réservations issues des autres plateformes sont visibles automatiquement sur votre planning.
Vous les retrouverez également dans le menu « Recherche de dossiers » en filtrant sur l’origine du dossier « Internet – iCal ».

A noter :
Les réservations issues des plateformes ne comportent pas les coordonnées complètes du client, ni le montant des réservations (ces informations ne sont pas transmises par les plateformes).

Quelle est la fréquence de mise à jour des réservations ?
Les calendriers sont synchronisés à fréquence régulière :
les réservations effectuées sur les autres plateformes sont importées dans Open Pro en moyenne toutes les 2h00.
les autres plateformes de réservations ne récupèrent pas en temps réel les réservations créées dans Open Pro. La fréquence de mise à jour des réservations peut varier selon les plateformes de réservation.

 

Voici la procédure que vous pouvez communiquer si besoin à vos prestataires:

Depuis Open Pro dans l’entrée SYNCHRONISATIONS ICAL, vous avez la liste de vos hébergements. Vous devez cliquer sur DETAIL pour chacun d’entre eux, puis sur AJOUTER SUR SYNCHRONISATION.

Vous devez ensuite choisir le type de synchronisation que vous souhaitez mettre en place:
– Exporter les réservations Open Pro vers une autre plateforme de réservation, et importer dans Open Pro les réservations créées dans cette autre plateforme
– Exporter les réservations Open Pro vers une autre plateforme de réservation
– Importer dans Open Pro les réservations créées dans une autre plateforme de réservation

Choisissez ce que vous souhaitez et renseignez le nom de la plateforme concernée (exemple: Booking.com).

Pour importer dans Open Pro les réservations créées dans Booking.com par exemple, vous devez renseigner l’adresse de calendrier récupérée sur cette plateforme.

Pour exporter les réservations Open Pro vers Booking.com, vous devez copier l’adresse indiquée dans Open pro et l’intégrer sur cette plateforme.

Cliquez ensuite sur VALIDER, les synchronisations seront alors en place.

La synchronisation vers une seule plateforme (exemple Booking.com) est gratuite pour l’ensemble de vos hébergements. Si vous souhaitez mettre en place cette synchronisation vers d’autres plateformes, il faudra alors nous le préciser en cliquant sur le bouton CONTACTEZ NOUS présent dans la nouvelle entrée Open Pro (SYNCHRONISATION ICAL) afin que nous puissions vous faire parvenir un contrat pour ce module illimité.

Des délais sont néanmoins à prendre en compte. Les réservations effectuées sur les autres plateformes sont importées dans Open Pro en moyenne toutes les 2h00. Les autres plateformes de réservations ne récupèrent pas en temps réel les réservations créées dans Open Pro. La fréquence de mise à jour des réservations peut varier selon les plateformes de réservation.

Pour information, le montant de 4/mois concerne un compte Open pro quel que soit le nombre d’hébergement et le nombre de plateformes synchronisés. Pour obtenir cette synchronisation illimitée, le prestataire a accès depuis Open Pro (dans cette nouvelle entrée) à un bouton lui permettant de nous contacter en direct par mail pour souscrire à cette option. Nous lui envoyons alors un contrat qu’il devra nous renvoyé complété, signé et accompagné d’un RIB. Notre service Administratif facturera cette option au prestataire.