WebPlanning Open Pro

La taille optimale des visuels est de 800 x 600 pixels.

Il faut tout d’abord vérifier si le module de facturation est activé et si une facture a déjà été générée dans le dossier concerné. En effet, une fois que le module de facturation est activé ET qu’une facture est générée, le prestataire ne peut pas supprimer le dossier. Donc, il peut seulement le marquer comme « annulé », ce qui déclenchera automatiquement la génération d’un avoir, qu’il est bien entendu libre de ne pas utiliser et rentrer dans sa comptabilité.

La facture ne fait jamais mention des paiements effectués ou restant à effectuer : sur la facture est indiqué le montant des différentes prestations et le montant total de la réservation. En revanche, il n’est pas indiqué l’acompte déjà payé, ou l’acompte / solde à payer. Ces informations là sont mentionnées dans le contrat qui lui est destiné à informer le client sur les paiements déjà effectués et les paiements restants.

La synchronisation ICAL est une alternative pour les prestataires qui ne souhaitent pas activer le channel manager, ou qui possèdent beaucoup d’hébergement et donc pour lesquels le montant de connexion au channel manager serait trop élevé.

La principale différence entre les deux est que la fonctionnalité ICAL permet uniquement une synchronisation des calendriers, c’est donc une fonctionnalité un peu moins poussée que le channel manager. Les dossiers de réservation remonteront dans open pro mais de manière très succincte avec peu d’informations. Les contrats ne pourront pas être édités depuis open pro et il ne sera pas possible d’y ajouter des règlements. Pour les réservations effectuées via eviivo, les dossiers de réservation remontent dans open pro de manière complète, les contrats peuvent être édités, et les règlements peuvent être ajoutés. Egalement, la synchronisation avec le channel manager est faite en temps réel, alors qu’il existe un délai de mise à jour des réservations par le biais de la synchronisation ICAL.

Lorsqu’un produit est ajouté au panier par un internaute et que ce dernier saisi ses coordonnées, nous créons alors un blocage temporaire, dont la durée de vie est d’une heure. Lorsque l’internaute clic sur le bouton d’accès au paiement, alors la durée de persistance de ce blocage est d’une heure à partir du clic sur le bouton d’accès au paiement.

Pendant cette période d’une heure, aucun autre internaute ne peut alors réserver le produit puisqu’il est bloqué dans le panier du premier internaute. Cela pour lui laisser le temps de continuer ses achats par exemple avant de valider le paiement.

Après une heure, si la réservation n’est pas finalisée par l’internaute, alors le blocage est automatiquement supprimé, et le produit est donc de nouveau disponible lors d’une recherche par un autre internaute.

Ce fonctionnement est normal et obligatoire pour éviter que plusieurs internautes ajoutent le même produit à leur panier et donc pour éviter des risques de surbook.

Le système prend bien en compte le prix de chaque nuitée / chaque séjour et non uniquement le prix du premier jour d’arrivée.

Exemple 1 – Tarif à la semaine

Une semaine est saisie à 500€, puis la semaine suivante à 600€ : Si un internaute effectue une recherche pour deux semaines, alors nous prenons bien en compte le tarif de 500€ de la première semaine + le tarif de 600€ de la seconde semaine, soit un total de 1100€ les deux semaines.

Exemple 2 – Tarif à la nuitée

Une nuit est saisie à 100€, puis la nuit suivant à 150€ : Si un internaute effectue une recherche pour deux nuits, alors nous prenons bien en compte le tarif de 100€ de la première nuitée + le tarif de 150€ de la seconde nuitée, soit un total de 250€ les deux nuits.

Nous affichons dans les Widgets Plannings par défaut la durée de 1 nuit et le tarif associé. Si aucun tarif de 1 nuit n’est configuré ou si la durée minimale de séjour est bloquée à 2 nuits (ou autre), nous affichons dans le Widget Planning la durée de 1 semaine et le tarif associé.

Ce fonctionnement est commun à l’ensemble des comptes Open Pro et nous ne pouvons donc pas le modifier facilement au cas par cas. Il est néanmoins possible d’ajouter une ligne dans le code du Widget afin de surcharger la durée par défaut:

<pre>
widgetProduit.PreApp(« dispo.duree », 2);
</pre>

Le paramétrage des tarifs dans open pro n’est pas bridé, le prestataire a en effet la possibilité de créer des tarifs pour 25 jours, voir plus s’il le souhaite, mais les widgets de recherche disponibilité et plannings doivent être optimisés afin de répondre au mieux aux attentes des internautes. La recherche est donc limitée à 4 semaines ou 21 jours.

Ces limitations de durées de séjour existent pour que le temps de la recherche disponibilité soit optimisé, si toutes les combinaisons de durée étaient possibles, alors le temps de recherche serait vraiment long et frustrant pour le client-internaute.

Dans les faits nous constatons peu de recherches pour des durées plus longues, cela reste exceptionnel, et généralement fait l’objet d’échanges en direct entre le prestataire et le client internaute, aboutissant sur une réservation locale. Le paramétrage de ces durées pour la recherche est générique pour l’outil open pro, nous ne pouvons pas le modifier pour un prestataire en particulier.

L’outil Open Pro ne permet pas de configurer un nombre maximum de nuits pour un séjour. En effet, nous ne pensons pas qu’il est productif de bloquer la réservation à un certain nombre de nuit. Néanmoins, le prestataire peut se rapprocher de son agence web ou de son prestataire technique afin de savoir s’ils ont la possibilité de surcharger les styles du Widget permettant ainsi de ne pas afficher certaines durées. En effet, nous n’avons pas de solution technique permettant cela.

Le fonctionnement actuel du mode de calcul des nuitées est conçu pour permettre de trouver le plus rapidement possible si l’hébergement est disponible sur la période recherchée.

Par conséquent, les opérations effectuées, pour une recherche par exemple pour une période de 4 nuits, sont :

1. Existe t-il un tarif pour un séjour commençant à la date recherchée et d’une durée de 4 nuits ? Si oui, l’hébergement est disponible au prix spécifié par le tarif de 4 nuits.

2. Sinon, existe t-il 4 tarifs à partir de la date recherchée et d’une durée de 1 nuit ? Si oui, l’hébergement est disponible et son prix est la somme des 4 tarifs.

3. Sinon toutes les autres combinaisons possibles sont testées pour obtenir des tarifs couvrant les 4 nuits à partir de la date recherchée.

Par exemple, si un propriétaire renseigne de la disponibilité pour 1 nuit et 2 nuits, la combinaison de 2 tarifs d’une durée de 2 nuits ne sera pas évaluée car le système aura déterminé que l’hébergement est disponible en combinant 4 tarifs de 1 nuit.

Le fonctionnement décrit ci-dessus est au maximum optimisé, afin d’obtenir des temps de réponse acceptables lors d’une recherche de disponibilité.

Lorsqu’un prestataire effectue une modification dans les dossiers de réservation (annulation / suppression), il se peut qu’un temps d’attente soit constaté avant que les lots soient de nouveau disponibles en ligne, on dit alors que le dossier est resté dans les caches.

Les caches sont vidés automatiquement après un temps d’attente d’environ une heure. Dans ce type de situation nous vous invitons à informer vos prestataires de ce possible temps d’attente.
Nous vous confirmons qu’il n’est en aucun cas possible d’avoir un surbook à cause du cache. La disponibilité réelle de l’hébergement est automatiquement vérifiée avant que l’internaute puisse le réserver. Le tarif réel de l’hébergement est également récupéré lorsque qu’il est ajouté au panier. Le cache intervient uniquement lors des recherches de disponibilités et leur permet de retourner des résultats plus rapidement.

Dans le fonctionnement prévu par Open Pro, le tarif indicatif se calcule à partir de la formule la moins chère associée à la tranche d’âge la plus chère. Ce fonctionnement a été prévu pour un affichage optimal dans le maximum des situations. Il est en effet extrêmement rare qu’un prestataire applique une prix plus élevé à la tranche d’age « enfant ».

Par définition, la taxe de séjour doit être réglée à part du prix de la location, elle doit en effet être réglée à l’arrivée ou au départ du client et non pas au moment de la réservation. Pour cette raison nous déconseillons aux prestataires de la gérer dans Open Pro comme un supplément.

Il est conseillé de mentionner dans les conditions générales de ventes qu’une taxe de séjour de X euros par jour et par personne devra être réglée sur place.

Il est possible d’ajouter également cette information dans l’entrée PARAMÈTRES > PERSONNALISATION DES CONTRATS > PARTIE 2 – RECAPITULATIF DE LA RESERVATION > AUTRES INFORMATIONS > INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES  afin que cette donnée soit également présente dans les contrats de réservations qu’ils feront parvenir à leurs clients.

L’ordre présent dans l’outil Open Pro n’intervient pas sur l’affichage en ligne, il sert uniquement au prestataire à classer ses hébergements dans son outil pour une meilleure visibilité en fonction de ses attentes.
Les chambres sont affichées selon leur critère de capacité : de la plus petite capacité à la plus grande.

Le widget de recherche de disponibilité autorise par défaut la réservation le jour même tandis que le widget planning non. Cela se paramètre dans les options avancées du widget si ce changement est nécessaire.

N’oubliez pas de regénérer le widget, et de remplacer le code de celui-ci sur votre site.

Pour créer un raccourci vers Open Pro depuis ordinateur, ou depuis les navigateurs, consultez ce tutoriel :

https://documentation.open-system.fr/open-pro/tutoriels/raccourci_open_pro.pdf

Pour les comptes Open Pro Campings, les hébergements sont regroupés lors de l’affichage des disponibilités lorsqu’ils possèdent la même capacité et le même type hébergement configurés. Donc quand on fait une recherche, seul l’un des deux s’affiche et le stock disponible regroupe celui des deux hébergements. Cela a un intérêt par exemple pour des mobil home ou des emplacements.

Sur demande de votre part, notre Support peut apporter un ajustement afin que ce fonctionnement ne soit pas appliqué pour un compte en particulier (précisez l’ID concerné). Les hébergements remonteront alors de manière distincte.